1. Omfanget af denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger

Denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger gælder for Willis Towers Watson Affinity Insurance Web Portal (“Skadesanmeldelsesportalen”). Ikrafttrædelsesdatoen er den 11. august 2021.

Willis Insurance Agency (WIA) er en forsikringsformidler ejet af Willis Towers Watson og er en del af Willis Towers Watson-gruppen. Willis Towers Watson opererer over hele verden gennem datterselskaber og associerede selskaber. Vi forpligter os til at beskytte personlige oplysninger og at være gennemsigtige i vores informationspraksis. I denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger beskriver vi vores indsamling af personlige oplysninger via Skadesanmeldelsesportalen.

Når links fra Skadesanmeldelsesportalen leveres til tredjepartshjemmesider, er vi ikke ansvarlige for disse hjemmesider. Inkluderingen af et link til en tredjepartshjemmeside betyder ikke, at vi eller vores samarbejdspartnere støtter den hjemmeside eller service, som vi linker til. Vi er ikke ansvarlige for, hvordan dine personlige oplysninger håndteres af sådanne tredjepartshjemmesider. Du bedes gennemgå fortrolighedspolitikken for hver tredjepart for at få beskrevet hvordan de håndterer dine personlige oplysninger.

Vi arbejder tæt sammen med en række forsikringsselskaber for at levere Affinity-tjenesten. Forsikring involverer anvendelse og videregivelse af personlige oplysninger af forskellige aktører på forsikringsmarkedet, såsom forsikringsmæglere, forsikringsselskaber og genforsikringsselskaber.

2. Overførsel på tværs af landegrænser

Dine personoplysninger kan blive opbevaret og behandlet i alle lande, hvor Willis Towers Watson-gruppen har faciliteter eller engagerer serviceudbydere. Ved at bruge Skadesanmeldelsesportalen accepterer du, at dine personoplysninger kan overføres til, og behandles i, lande uden for dit bopælsland, der har andre databeskyttelsesregler end dem, der er gældende i dit land. Vi har etableret sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte personlige oplysninger, der overføres til andre lande, herunder passende kontraktmæssig beskyttelse. Hvis du ønsker nærmere information om de passende sikkerhedsforanstaltninger, bedes du kontakte os via oplysningerne i afsnittet “Kontakt og kommentarer” nedenfor.

3. Personoplysninger, som vi kan indhente om dig

“Personoplysninger” er oplysninger, der identificerer dig som en individuel person eller relaterer sig til en identificerbar individuel person. Personoplysninger, som vi indhenter gennem Skadesanmeldelsesportalen, kan omfatte:

• dit navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, beskæftigelse og andre kontaktoplysninger;
• din alder; køn og fødselsdato;
• CPR-nummer;
• loginoplysninger som et brugernavn og adgangskode;
• kopier af dine identitetspapirer;
• information tilknyttet det forsikrede objekt (herunder IMEI nr., købstidspunkt eller anden form for identifikation);
• information, som er påkrævet af de forsikringsudbydere vi samarbejder med for at kunne give et tilbud (som f.eks. dine beskæftigelsesoplysninger, løn, familieoplysninger, aktiver, motorkøretøjshistorik eller sygdomshistorie);
• oplysninger om krav du måtte anmelde på din forsikringspolice;
• enhver interesse du måtte have i relation til vores tjenester eller vores praksisområder;
• enhver oplysning du måtte indsende til os frivilligt for at udfylde formularer på Skadesanmeldelsesportalen; og
• oplysninger om dine besøg på og brug af Skadesanmeldelsesportalen.

Nogle kategorier af de personoplysninger vi indsamler er kendt som specielle kategorier af persondata eller “følsomme personoplysninger”. Disse kan inkludere oplysninger, der relaterer sig til dit helbred, som for eksempel din sygdomshistorik eller nuværende helbredsstatus, hvis du fremsætter et krav, der måtte kræve disse oplysninger. Lovgivningen pålægger os særlige krav, når vi indhenter denne type oplysninger, og vi vil bede om din accept til at behandle disse oplysninger, når det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning.

Vi kan indsamle personoplysninger på forskellige måder:

• direkte fra dig, når du indsender dine oplysninger til registrering eller anmodning om et tilbud, køber en police eller registrerer et krav;
• fra enhver formular, som du måtte udfylde og indsende gennem Skadesanmeldelsesportalen, f.eks. information indhentet fra siden “Kontakt os” på Skadesanmeldelsesportalen;
• fra indholdet af spørgeskemaer, som du måtte udfylde på Skadesanmeldelsesportalen;
• fra samarbejdspartnere og leverandører, som bistår med administration og opfyldelse af forsikringsaftalen samt bistår med behandlingen, vurderingen eller udbedringen af skaden;
• fra repræsentanter/kontaktpersoner, f.eks. advokater; og
• fra sessionscookies og andre lignende værktøjer indsat på dele af Skadesanmeldelsesportalen, der kun kan tilgås af godkendte brugere, der er logget ind på Skadesanmeldelsesportalen (der henvises til afsnit 7 nedenfor for yderligere oplysninger om cookies, der anvendes på Skadesanmeldelsesportalen).

4. Sådan kan vi anvende dine personoplysninger

Vi kan anvende personlige oplysninger om dig til vores legitime forretningsinteresser eller til udførelse og håndtering af din forsikringskontrakt, herunder:

• til at drive skadesanmeldelsesportalen og levere vores tjenester;
• til at behandle skader, der er anmeldt via skadesanmeldelsesportalen;
• til at sikre, at du er berettiget til de produkter du anmoder om gennem skadesanmeldelsesportalen;
• til at udføre analyser, der giver os mulighed for at vurdere risiko, prissætte vores produkter, udvikle nye produkter samt forbedre skadesanmeldelsesportalen og vores tjenester;
• til at forebygge og spore svindel;
• til at håndtere, drive og administrere dine konti via skadesanmeldelsesportalen; og
• til at korrespondere med dig, informere dig om hændelser eller ændringer i vores tjenester eller på anden måde fuldføre din skadesanmeldelse, samt svare på dine spørgsmål og forespørgsler.

5. Juridisk grundlag for at behandle personoplysninger

Vi skal have et juridisk grundlag for at kunne behandle dine personoplysninger. I de fleste tilfælde vil det juridiske grundlag være et af følgende:

• til gennemførelsen af din kontrakt;
• til vores legitime interesser, f.eks. at tilvejebringe og forbedre vores tjenester, håndtere vores risici, opretholde nøjagtige transaktionsoptegnelser og administrere vores forretning på en effektiv måde;
• til tredjepartsserviceudbyderes legitime interesser (f.eks. at undersøge og vurdere krav på policer, som de har eller har tegnet og for at forebygge og spore mistanke om svindel);
• til at overholde vores juridiske forpligtelser som f.eks. due diligence og anmeldelsesforpligtelser; eller
• dit samtykke, når det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning.

Vi behandler kun følsomme personoplysninger, når en af følgende gør sig gældende:

• når vi har dit samtykke (i hvilket tilfælde du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via oplysningerne i afsnittet “Kontakt og kommentarer” nedenfor);
• til at etablere, fastlægge eller forsvare retskrav; eller
• hvor lovgivning på anden vis giver os mulighed for at behandle følsomme personoplysninger (f.eks. hvor behandlingen er nødvendig af hensyn til forsikringsmæssige formål).

6. Videregivelse af dine personoplysninger

WIA videregiver ikke dine personoplysninger til andre, medmindre du har givet dit udtrykkelige samtykke hertil, eller der er hjemmel hertil i databeskyttelseslovgivningen. Vi kan, i det omfang det er relevant og der er hjemmel hertil i databeskyttelseslovgivningen, videregive dine personoplysninger til ethvert selskab i Willis Towers Watson-gruppen til de behandlinger og formål som nævnt ovenfor. Vi kan også videregive dine personoplysninger til de følgende kategorier af tredjeparter:

• til vores associerede selskaber, der støtter vores driftsmæssige aktiviteter (som kan være lokaliseret i andre jurisdiktioner);
• til virksomheder involveret i leveringen af professionelle tjenester og salget af forsikringsprodukter gennem skadesanmeldelsesportalen, herunder forsikringsudbydere og virksomheder, der yder genforsikring, tabsjustering, mægling og skadebehandlingstjenester;
• til tredjepartsserviceudbydere, som for eksempel enheder, der yder kundeservice, e-maillevering, cloud computing, revision, hosting af skadesanmeldelsesportalen og betalingsserviceudbydere;
• til tredjeparter involveret i hændelser, som du registrerer dig til, for at behandle dine sager relateret til registrerede hændelser
• til tredjeparter med hvem du har et tilhørsforhold og som samarbejder med WIA i distribuering af produkter og/eller tjenester; eller
• til domstole, retshåndhævelsesmyndigheder, regulatoriske myndigheder samt andre offentlige og statslige myndigheder, der kan inkludere myndigheder uden for dit bopælsland, eller til andre tredjeparter, som vi kan være forpligtede til at videregive dine personoplysninger til i henhold til lovgivningen.

7. Cookies

Vi anvender cookies og andre teknologier på Skadesanmeldelsesportalen. Du kan læse mere om de cookies vi anvender samt baggrunden herfor i vores Cookiepolitik. Vores Cookiepolitik bør læses sammen med denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger.

8. Sikkerhed og opbevaring

Vi vedligeholder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte sikkerheden af dine data mod tab, misbrug, uautoriseret adgang, videregivelse eller ændring. På trods af dette kan sikkerheden af transmissionen af information via internettet ikke altid garanteres, og du accepterer dette, når du tilgår og bruger Skadesanmeldelsesportalen. Hvis du har grund til at tro, at din interaktion med os ikke længere er sikker (f.eks. hvis du har en fornemmelse af, at din kontos sikkerhed er blevet kompromitteret), bedes du kontakte os via oplysningerne i afsnittet “Kontakt og kommentarer” nedenfor.

Vi opbevarer personlige oplysninger i en periode, der giver os mulighed for at:

•            Levere vores tjenester til dig;
•            Bevare regnskabsmateriale til analyse og/eller revisionsformål;
•            Overholde opbevaringskrav under gældende lovgivning eller regulering;
•            Overholde alle juridiske eller andre lovpligtige forpligtelser;
•            Etablere, fastlægge eller forsvare eksisterende eller potentielle juridiske krav; og
•            Håndtere klager vedrørende vores aktiviteter.

Vi vil slette dine personoplysninger, når opbevaring ikke længere er nødvendig til disse formål. Hvis der er oplysninger, som vi af tekniske årsager ikke kan slettes fuldkommen fra vores systemer, vil vi opsætte passende foranstaltninger for at forhindre yderligere behandling eller anvendelse af oplysningerne.

9. Valg og adgang

Hvis du ønsker at gennemgå, rette, opdatere, fremsætte indsigelser mod, begrænse behandlingen af dine personlige oplysninger eller anmode om en kopi af dine personlige oplysninger i et portabelt, maskinlæsbart format, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til os på dataaccessrequest@willistowerswatson.com eller sende din anmodning med post til adressen, der er angivet i afsnittet “Kontakt og kommentarer” nedenfor.

I din anmodning bedes du gøre det klart, hvilke personoplysninger du ønsker at ændre, hvorvidt du ønsker dine personoplysninger fjernet fra vores database eller på anden måde lade os vide, hvilke begrænsninger du ønsker at sætte på vores anvendelse af dine personoplysninger. Af hensyn til din sikkerhed kan vi kun behandle anmodninger vedrørende personlige oplysninger, der er tilknyttet den pågældende e-mailadresse du anvender til at sende din anmodning til os, og vi kan have behov for at bekræfte din identitet, før vi behandler din anmodning.

Du har også ret til at fremsætte en klage til din nationale tilsynsmyndighed vedrørende persondata. Du kan finde din her.

Bemærk venligst at vi kan have behov for at opbevare visse oplysninger til journalføringsformål og/eller gennemføre transaktioner, som du måtte have begyndt forud for din anmodning om ændring eller sletning. Der kan også være tilbageværende oplysninger, som vil forblive i vores databaser og andre optegnelser, som ikke vil blive slettet. Hvor dette er tilfældet, vil vi implementere rimelige foranstaltninger for at sikre, at disse data forbliver sikre og ikke vil blive tilgået eller anvendt på nogen måde.

10. Mindreåriges brug af Skadesanmeldelsesportalen

Skadesanmeldelsesportalen er ikke målrettet personer under 12 år, og vi anmoder om at mindreårige ikke udleverer personoplysninger via Skadesanmeldelsesportalen.

11. Ændringer i vores meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger

Vi kan ændre vores meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger fra tid til anden. Ikrafttrædelsesdatoen for denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger, som fremgår af side 1, indikerer den sidste gang, hvor meddelelsen blev revideret. Ved at tjekke ikrafttrædelsesdatoen kan du fastslå, hvorvidt der er sket ændringer siden sidste gang du gennemgik denne meddelelse. I de tilfælde hvor ændringer i denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger vil have grundlæggende indflydelse på karakteren af behandlingen eller på anden vis have væsentlig indflydelse på dig, vil vi lægge et opslag herom op på Skadesanmeldelsesportalen i en periode, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder (f.eks. at fremsætte indsigelse mod behandlingen).

12. Kontakt og kommentarer

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer vedrørende denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger, kan du kontakte vores Global Privacy Office, The Willis Building, 51 Lime St, London EC3M 7DQ eller på privacy@willistowerswatson.com.